Τι πρόγραμμα χρησιμοποιούν τα βιβλιοπωλεία στην Ελλάδα για ταμείο, αποθήκη και τιμολόγηση;

Στα βιβλιοπωλεία, το “πρόγραμμα” δεν είναι απλά ένα ταμείο. Είναι το εργαλείο που ενώνει την καθημερινότητα: γρήγορες πωλήσεις στο POS, σωστή εικόνα αποθήκης, παραγγελίες/παραλαβές, επιστροφές, εκπτώσεις, και (όλο και πιο συχνά) ηλεκτρονική τιμολόγηση και διαβίβαση στο myDATA.

Στην πράξη, τα βιβλιοπωλεία στην Ελλάδα καταλήγουν συνήθως σε μία από τις παρακάτω επιλογές:

• POS/ταμειακό πρόγραμμα μόνο για πωλήσεις (και κάτι ξεχωριστό για αποθήκη/τιμολόγηση)
• Εμπορική διαχείριση/ERP που καλύπτει ταμείο + αποθήκη + τιμολόγηση σε ένα σύστημα
• Συνδυασμούς με Excel/χειρόγραφες διαδικασίες (που συνήθως “σπάνε” όταν αυξηθούν οι κωδικοί και οι κινήσεις)

Αν θέλετε να δουλεύετε χωρίς διπλοπεράσματα και “μπαλώματα”, η πιο λειτουργική επιλογή είναι ένα ενιαίο σύστημα που να καλύπτει ταμείο, αποθήκη και τιμολόγηση.

Τι χρειάζεται ένα βιβλιοπωλείο από το πρόγραμμα (για να βγάζει τη μέρα χωρίς λάθη)

Αν αξιολογείτε λύση, αυτό είναι το πρακτικό checklist:

• Γρήγορο POS με barcode, επιστροφές, εκπτώσεις, αλλαγές
• Αποθήκη με πολλούς κωδικούς, παραλαβές, κινήσεις, απογραφή
• Τιμολόγηση για πελάτες χονδρικής/σχολεία/εταιρείες, με σωστά παραστατικά
• myDATA στην πράξη: σωστή διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ και έλεγχος για λάθη/απορρίψεις
• Αναφορές (ημέρας/μήνα): πωλήσεις, best sellers, υπόλοιπα
• Υποστήριξη που να σας βοηθά να στηθεί σωστά από την αρχή

Για να δείτε πώς λειτουργεί η τιμολόγηση και η διαβίβαση στο myDATA στην πράξη, μπορείτε να ξεκινήσετε από τη σελίδα Ηλεκτρονική τιμολόγηση με MyMANAGER, ώστε να έχετε ξεκάθαρη εικόνα για τη ροή έκδοσης παραστατικών και τον έλεγχο απορρίψεων.

Γιατί πολλά βιβλιοπωλεία “κολλάνε” όταν έχουν άλλο πρόγραμμα για ταμείο και άλλο για αποθήκη/τιμολόγηση

Όταν το ταμείο είναι ξεχωριστό από την αποθήκη/τιμολόγηση, συνήθως προκύπτουν:

• διαφορετικές τιμές/εκπτώσεις σε διαφορετικά σημεία
• λάθος υπόλοιπα (που φαίνονται στην απογραφή)
• καθυστερήσεις σε παραλαβές και ενημέρωση stock
• περισσότερα λάθη στην τιμολόγηση (ειδικά όταν υπάρχουν πολλοί κωδικοί)

Αντίθετα, όταν όλα είναι στο ίδιο σύστημα, η πώληση ενημερώνει την αποθήκη και η τιμολόγηση “πατάει” πάνω στα ίδια δεδομένα.

Πώς το MyMANAGER καλύπτει βιβλιοπωλείο: ταμείο + αποθήκη + τιμολόγηση σε μία ροή

Το MyMANAGER είναι ERP εμπορικής διαχείρισης που μπορεί να λειτουργήσει ως “κέντρο” για την καθημερινότητα ενός βιβλιοπωλείου.

1) Ταμείο (POS) για γρήγορες πωλήσεις

• πωλήσεις με barcode
• επιστροφές/ακυρώσεις με έλεγχο
• εκπτώσεις/προσφορές με κανόνες
• αναφορές ημέρας (για να κλείνετε σωστά)

2) Αποθήκη με πραγματική εικόνα

• παραλαβές, κινήσεις, υπόλοιπα
• απογραφή με διαδικασία (ώστε να μειώνονται οι αποκλίσεις)

Αν θέλετε να οργανώσετε σωστά την αποθήκη σας (ώστε να μην “χάνεστε” σε κωδικούς), ο οδηγός Απογραφή αποθήκης: πρακτικός οδηγός βοηθάει να βάλετε μια σταθερή διαδικασία που μειώνει λάθη και αποκλίσεις.

3) Τιμολόγηση και myDATA χωρίς άγχος

• έκδοση παραστατικών με σωστά στοιχεία
• διαβίβαση στο myDATA και έλεγχος κατάστασης
• όταν λέμε “συμμόρφωση”, εννοούμε: σωστή διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ και αποφυγή λαθών/απορρίψεων που σας γυρίζουν πίσω

Παράδειγμα καθημερινής ροής (όπως πρέπει να δουλεύει ένα βιβλιοπωλείο)

Αν έχετε πολλές πωλήσεις λιανικής μέσα στη μέρα, παραλαβές νέων τίτλων και 2–3 τιμολόγια προς σχολεία/εταιρείες την εβδομάδα, η ροή που σας γλιτώνει χρόνο είναι:

1. Πουλάτε στο POS → ενημερώνεται αυτόματα η αποθήκη
2. Κάνετε παραλαβές → ενημερώνεται το stock
3. Εκδίδετε τιμολόγια όταν χρειάζεται → διαβιβάζονται στο myDATA
4. Βλέπετε αναφορές ημέρας/μήνα → ξέρετε τι κινείται και τι “κάθεται”

Checklist επιλογής προγράμματος για βιβλιοπωλείο (ερωτήσεις πριν αγοράσετε)

• Μπορείτε να δουλεύετε γρήγορα στο ταμείο σε ώρες αιχμής;
• Η αποθήκη ενημερώνεται αυτόματα από τις πωλήσεις;
• Υπάρχει εύκολη απογραφή (όχι “μαρτύριο”);
• Η τιμολόγηση είναι πλήρης και η διαβίβαση στο myDATA είναι ξεκάθαρη (τι πέρασε/τι όχι);
• Υπάρχει υποστήριξη που θα σας βοηθήσει να το στήσετε σωστά;

Για να έχετε μια σταθερή ρουτίνα ελέγχου (τιμολόγηση + myDATA + αποθήκη) χωρίς να κυνηγάτε λάθη, μπορείτε να αξιοποιήσετε και το checklist Μηνιαίο κλείσιμο: τιμολόγηση, myDATA και αποθήκη (χωρίς λάθη), προσαρμόζοντάς το στις ανάγκες του βιβλιοπωλείου σας.

Συχνές Ερωτήσεις