Είναι το τέλος της ημέρας και έχετε μπροστά σας δέκα, είκοσι ή και πενήντα δέματα που πρέπει να αποσταλούν. Για κάθε αποστολή, ανοίγετε τον ιστότοπο της εταιρείας courier, καταχωρίζετε ξανά τα στοιχεία του παραλήπτη, όπως ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ταχυδρομικό κώδικα και τηλέφωνο, εκδίδετε το voucher και στη συνέχεια αποθηκεύετε τον αριθμό αποστολής σε ένα αρχείο Excel ή σε κάποιο σημειωματάριο, ώστε να μπορείτε να τον αναζητήσετε όταν χρειαστεί.
Κι όμως, όλα αυτά τα στοιχεία υπάρχουν ήδη στο πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισής σας. Ο πελάτης διαθέτει τη δική του καρτέλα, το παραστατικό πώλησης έχει εκδοθεί και η παραγγελία είναι ήδη καταχωρημένη. Γιατί, λοιπόν, να καταχωρίζετε τα ίδια δεδομένα ξανά, σε ένα διαφορετικό σύστημα;
Η διπλή καταχώριση στοιχείων δεν συνεπάγεται μόνο περιττή εργασία. Αυξάνει τον χρόνο διεκπεραίωσης των αποστολών και την πιθανότητα λαθών σε διευθύνσεις και τηλέφωνα, ενώ μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις ή επιστροφές δεμάτων. Και όταν ο πελάτης επικοινωνήσει για να ρωτήσει «Πού βρίσκεται το δέμα μου;», χρειάζεται να αναζητήσετε ξανά τον αριθμό αποστολής στον ιστότοπο της courier, χάνοντας ακόμη περισσότερο χρόνο από την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας.
Με το MyMANAGER η έκδοση του αποδεικτικού αποστολής (voucher) γίνεται απευθείας μέσα από την εφαρμογή. Σήμερα η δυνατότητα αυτή υποστηρίζεται για την ACS Courier, και ακολουθούν και άλλες εταιρείες ταχυμεταφορών. Στο άρθρο θα δείτε βήμα-βήμα πώς λειτουργεί και τι κερδίζετε στην καθημερινότητά σας.
Πώς λειτουργεί η σύνδεση με τις εταιρείες ταχυμεταφορών
Το MyMANAGER συνδέεται με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες των εταιρειών ταχυμεταφορών μέσω ενός ενδιάμεσου συνδέσμου που έχουμε αναπτύξει εμείς. Εσείς δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι τεχνικό. Δουλεύετε μέσα στο γνώριμο περιβάλλον του MyMANAGER και ο σύνδεσμος φροντίζει να περάσουν τα στοιχεία της αποστολής στην εταιρεία ταχυμεταφορών και να επιστρέψουν σε εσάς οι πληροφορίες που χρειάζεστε.
Η σύνδεση έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορούν να προστεθούν νέες εταιρείες. Σήμερα υποστηρίζεται η ACS Courier και ακολουθούν και άλλες εταιρείες ταχυμεταφορών. Έτσι, η ροή εργασίας που θα μάθετε τώρα θα παραμείνει ίδια και όταν προστεθούν νέες επιλογές.
Από το παραστατικό στο δέμα: βήμα-βήμα
Ας δούμε τι κάνετε στην πράξη, από την έκδοση του αποδεικτικού μέχρι την παρακολούθηση της αποστολής.
1. Έκδοση αποδεικτικού από το παραστατικό ή την παραγγελία
Εκδίδετε το αποδεικτικό αποστολής κατευθείαν από το παραστατικό πώλησης ή από την παραγγελία. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε άλλο πρόγραμμα ή άλλη καρτέλα στον περιηγητή σας. Η αποστολή γεννιέται εκεί που ήδη δουλεύετε.
Τα στοιχεία του παραλήπτη, δηλαδή όνομα, διεύθυνση, Τ.Κ., τηλέφωνα και email, συμπληρώνονται αυτόματα από την καρτέλα του πελάτη. Δεν τα πληκτρολογείτε ξανά. Αυτό σημαίνει λιγότερος χρόνος και, κυρίως, λιγότερα λάθη στις διευθύνσεις, αφού χρησιμοποιούνται τα στοιχεία που έχετε ήδη ελέγξει και διορθώσει στην καρτέλα.
2. Ορισμός των στοιχείων της αποστολής
Στη συνέχεια ορίζετε τα στοιχεία της αποστολής: πλήθος δεμάτων, βάρος, διαστάσεις, αντικαταβολή και τρόπο πληρωμής της, ασφάλιση, σημειώσεις παράδοσης, ραντεβού παράδοσης και πρόσθετες υπηρεσίες. Θα τα δούμε αναλυτικά σε επόμενη ενότητα.
3. Αποδεικτικό επιστροφής μαζί με το κύριο
Όταν χρειάζεται, εκδίδετε και αποδεικτικό επιστροφής μαζί με το κύριο αποδεικτικό αποστολής. Δεν χρειάζεται δεύτερη διαδικασία, ούτε δεύτερη καταχώριση στοιχείων. Είναι χρήσιμο για κάθε περίπτωση όπου ο πελάτης μπορεί να χρειαστεί να επιστρέψει το προϊόν.
4. Παράδοση σε κατάστημα ή σημείο παραλαβής
Αν ο πελάτης προτιμά, μπορείτε να επιλέξετε παράδοση σε κατάστημα ή σε αυτόματο σημείο παραλαβής του δικτύου της εταιρείας ταχυμεταφορών. Η λίστα των σημείων ενημερώνεται απευθείας από την εταιρεία, άρα δεν βασίζεστε σε παλιές πληροφορίες ή σε λίστα που κάποιος κράτησε στο χέρι.
5. Εκτύπωση της ετικέτας αποστολής
Τυπώνετε την ετικέτα αποστολής είτε σε θερμικό εκτυπωτή είτε σε σελίδα A4, ανάλογα με τον εξοπλισμό που έχετε. Κολλάτε την ετικέτα στο δέμα και είστε έτοιμοι.
6. Ακύρωση αποδεικτικού
Έγινε λάθος ή ο πελάτης άλλαξε γνώμη; Μπορείτε να ακυρώσετε ένα αποδεικτικό, εφόσον δεν έχει κλείσει η λίστα παραλαβής.
7. Κλείσιμο και εκτύπωση της λίστας παραλαβής
Στο τέλος της ημέρας κλείνετε τη λίστα παραλαβής, την τυπώνετε και την παραδίδετε στον κούριερ μαζί με τα δέματα. Αν χρειαστεί αργότερα, μπορείτε να την ξανατυπώσετε, ώστε να έχετε πάντα στη διάθεσή σας την κατάσταση των αποστολών της ημέρας.
8. Παρακολούθηση της πορείας της αποστολής
Μετά την παράδοση των δεμάτων στον κούριερ, παρακολουθείτε την πορεία κάθε αποστολής μέσα από το MyMANAGER, χωρίς να ανοίξετε τον ιστότοπο της εταιρείας ταχυμεταφορών. Περισσότερα στην αντίστοιχη ενότητα παρακάτω.
Τι ορίζετε σε κάθε αποστολή
Κάθε αποστολή είναι διαφορετική. Άλλοτε στέλνετε ένα μικρό δέμα, άλλοτε τρία μαζί, άλλοτε κάτι που θέλει ασφάλιση ή συνεννόηση για την ώρα παράδοσης. Μέσα από το MyMANAGER ορίζετε όλα τα στοιχεία που χρειάζονται:
- Πλήθος δεμάτων της αποστολής.
- Βάρος και διαστάσεις.
- Αντικαταβολή και ο τρόπος πληρωμής της.
- Ασφάλιση της αποστολής.
- Σημειώσεις παράδοσης για τον κούριερ.
- Ραντεβού παράδοσης.
- Πρόσθετες υπηρεσίες, όπου χρειάζονται.
Καλύτερος έλεγχος των αντικαταβολών
Οι αντικαταβολές είναι από τα σημεία όπου ένα μικρό λάθος κοστίζει. Όταν το ποσό και ο τρόπος πληρωμής της αντικαταβολής ορίζονται μέσα στην ίδια ροή με το παραστατικό, η αποστολή και η πώληση είναι συνδεδεμένες στο ίδιο σύστημα. Έτσι έχετε καλύτερη εικόνα για το ποιες αποστολές είχαν αντικαταβολή και για ποιο παραστατικό, χωρίς να ψάχνετε σε ξεχωριστές σημειώσεις ή αρχεία.
Αν η επιχείρησή σας έχει πολλές αντικαταβολές, αυτός ο έλεγχος κάνει πιο εύκολη και τη συμφωνία των εισπράξεων στο τέλος του μήνα. Για το μηνιαίο κλείσιμο έχουμε ετοιμάσει ξεχωριστό οδηγό: Μηνιαίο κλείσιμο για ΜμΕ: checklist για τιμολόγηση, myDATA και αποθήκη χωρίς λάθη.
Παρακολούθηση αποστολής: η απάντηση στο «πού είναι το δέμα μου;»
Είναι μία από τις πιο συχνές ερωτήσεις που δέχεται μια επιχείρηση που στέλνει δέματα. Ο πελάτης τηλεφωνεί ή στέλνει email και περιμένει άμεση απάντηση. Αν για κάθε τέτοια ερώτηση πρέπει να ψάξετε τον αριθμό αποστολής, να ανοίξετε τον ιστότοπο της εταιρείας και να βρείτε το σωστό δέμα, χάνετε χρόνο και δείχνετε λιγότερο έτοιμοι απ’ ό,τι είστε.
Με το MyMANAGER βλέπετε την πορεία της αποστολής μέσα από την εφαρμογή: τα σημεία ελέγχου, τις ημερομηνίες και την κατάσταση παράδοσης. Η αποστολή είναι συνδεδεμένη με το παραστατικό και τον πελάτη, οπότε βρίσκετε αμέσως το σωστό δέμα και απαντάτε στον πελάτη με σιγουριά, την ώρα που σας ρωτά.
Μια γρήγορη και σωστή απάντηση είναι μικρή λεπτομέρεια, αλλά χτίζει εμπιστοσύνη. Ο πελάτης καταλαβαίνει ότι η επιχείρησή σας έχει τον έλεγχο των αποστολών της.
Σύγκριση: ιστότοπος της εταιρείας ταχυμεταφορών ή MyMANAGER;
Για να φανεί καθαρά η διαφορά στην καθημερινή δουλειά, δείτε τη σύγκριση των δύο τρόπων:
| Θέμα | Έκδοση στον ιστότοπο της εταιρείας ταχυμεταφορών | Έκδοση μέσα από το MyMANAGER |
|---|---|---|
| Στοιχεία παραλήπτη | Χειροκίνητη συμπλήρωση | Αυτόματη συμπλήρωση από την καρτέλα του πελάτη |
| Σύνδεση με το παραστατικό | Ξεχωριστό σύστημα | Η αποστολή εκδίδεται από το παραστατικό ή την παραγγελία |
| Αντικαταβολή | Καταχώριση ξεχωριστά από την πώληση | Ορίζεται στην ίδια ροή, με καλύτερο έλεγχο |
| Ετικέτα αποστολής | Ξεχωριστή διαδικασία εκτύπωσης | Εκτύπωση σε θερμικό εκτυπωτή ή σε A4 από την εφαρμογή |
| Ακύρωση | Ξεχωριστή ενέργεια στο σύστημα της εταιρείας | Ακύρωση από την εφαρμογή, εφόσον δεν έχει κλείσει η λίστα παραλαβής |
| Λίστα παραλαβής | Ξεχωριστή διαχείριση | Κλείσιμο, εκτύπωση και επανεκτύπωση από την εφαρμογή |
| Παρακολούθηση | Αναζήτηση στον ιστότοπο της εταιρείας | Σημεία ελέγχου, ημερομηνίες και κατάσταση παράδοσης μέσα στο MyMANAGER |
| Στοιχεία πελάτη και αποστολής | Σε διαφορετικά συστήματα | Στο ίδιο σύστημα με το παραστατικό και τον πελάτη |
Ο ιστότοπος της εταιρείας ταχυμεταφορών κάνει τη δουλειά του. Η διαφορά είναι ότι, όταν δουλεύετε εκεί, η αποστολή μένει ξεχωριστή από την υπόλοιπη επιχείρησή σας και τα στοιχεία περνούν από το ένα σύστημα στο άλλο με το χέρι.
Για ποιους είναι ιδιαίτερα χρήσιμο
Η δυνατότητα αυτή βοηθά κάθε επιχείρηση που στέλνει δέματα, αλλά αξίζει περισσότερο σε δύο περιπτώσεις.
Επιχειρήσεις με ηλεκτρονικό κατάστημα
Αν έχετε eShop, κάθε παραγγελία καταλήγει σε δέμα. Όσο περισσότερες οι παραγγελίες, τόσο περισσότερος ο χρόνος που φεύγει σε επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση. Όταν η παραγγελία, το παραστατικό, ο πελάτης και το αποδεικτικό αποστολής βρίσκονται στο ίδιο σύστημα, η ροή από την παραγγελία μέχρι την παράδοση γίνεται πιο απλή. Αν θέλετε να δείτε ολόκληρη την εικόνα της σύνδεσης eShop και ERP, διαβάστε το Σύνδεση eShop με ERP: Checklist 12 σημείων.
Επιχειρήσεις με πολλές καθημερινές αποστολές
Στο εμπόριο και στη χονδρική, όπου φεύγουν πολλά δέματα κάθε μέρα, κάθε λεπτό που εξοικονομείτε ανά αποστολή πολλαπλασιάζεται. Η αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων, η εκτύπωση ετικετών και η μία λίστα παραλαβής στο τέλος της ημέρας κάνουν το απόγευμα πιο ήρεμο για όλη την ομάδα, και ειδικά για τους υπαλλήλους που αναλαμβάνουν τις αποστολές.
Η αποστολή είναι μέρος της ευρύτερης λειτουργίας της επιχείρησης: τιμολόγηση, αποθήκη, αποθέματα. Για το πώς δένουν αυτά μεταξύ τους, δείτε και τον οδηγό Ηλεκτρονική τιμολόγηση και αποθήκη: σωστά αποθέματα για ΜμΕ. Και αν θέλετε να δείτε πώς τα παραστατικά σας διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ χωρίς πρόσθετη εργασία, διαβάστε το άρθρο ERP με αυτόματη διαβίβαση στο myDATA χωρίς λογιστή.
Γιατί MyMANAGER
Το MyMANAGER είναι η ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης και πωλήσεων για ελληνικές μικρομεσαίες επιχειρήσεις, από την Qualisys Software, που δραστηριοποιείται από το 2004. Συγκεντρώνει σε μία πλατφόρμα ηλεκτρονική τιμολόγηση με πλήρη συμμόρφωση με το myDATA της ΑΑΔΕ, διαχείριση αποθήκης, λιανική και σύνδεση με eShop, και διατίθεται σε Cloud και Desktop.
Η έκδοση αποδεικτικών αποστολής με την ACS Courier είναι ένα ακόμη βήμα προς αυτό που θέλουμε: όλη η δουλειά της επιχείρησής σας σε ένα σύστημα, με λιγότερη επανάληψη και λιγότερα λάθη. Και δεν μένετε μόνοι σας. Η ομάδα υποστήριξής μας, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας, είναι δίπλα σας και στα ελληνικά.
Θέλετε να το δείτε στην πράξη με τις δικές σας αποστολές; Μπορείτε να δοκιμάσετε το MyMANAGER δωρεάν για 30 ημέρες ή να ζητήσετε ένα δωρεάν online demo.
Συχνές ερωτήσεις
Σήμερα υποστηρίζεται η ACS Courier. Η σύνδεση έχει σχεδιαστεί ώστε να προστίθενται νέες εταιρείες και ακολουθούν και άλλες εταιρείες ταχυμεταφορών.
Ναι, μπορείτε να ακυρώσετε ένα αποδεικτικό μέσα από το MyMANAGER, εφόσον δεν έχει κλείσει η λίστα παραλαβής.
Μπορείτε να τυπώσετε την ετικέτα αποστολής σε θερμικό εκτυπωτή ή σε σελίδα A4.
Παρακολουθείτε την πορεία της αποστολής μέσα από το MyMANAGER, με σημεία ελέγχου, ημερομηνίες και κατάσταση παράδοσης, χωρίς να ανοίξετε τον ιστότοπο της εταιρείας ταχυμεταφορών.
Ναι, όπου χρειάζεται, μπορείτε να εκδώσετε αποδεικτικό επιστροφής μαζί με το κύριο αποδεικτικό αποστολής.
Επιλέγετε παράδοση σε κατάστημα ή αυτόματο σημείο παραλαβής του δικτύου της εταιρείας ταχυμεταφορών από λίστα που ενημερώνεται απευθείας από την εταιρεία.