Το myDATA δεν αποτελεί πλέον μια μελλοντική υποχρέωση, αλλά βασικό μέρος της καθημερινής λειτουργίας των επιχειρήσεων. Μέσω του myDATA, η ΑΑΔΕ λαμβάνει και παρακολουθεί τα δεδομένα των παραστατικών που εκδίδονται και διαβιβάζονται από την επιχείρηση.
Για μια μικρομεσαία επιχείρηση που εκδίδει δεκάδες ή ακόμη και εκατοντάδες παραστατικά κάθε μήνα, η χειροκίνητη καταχώριση, διαβίβαση και παρακολούθηση μπορεί να απαιτεί σημαντικό χρόνο και να αυξάνει τον κίνδυνο λαθών ή ασυμφωνιών. Για τον λόγο αυτό, η αυτοματοποίηση των σχετικών διαδικασιών αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα.
Ένα ERP με ενσωματωμένη σύνδεση με το myDATA επιτρέπει στην επιχείρηση να εκδίδει παραστατικά, να τα διαβιβάζει στην ΑΑΔΕ και να παρακολουθεί την πορεία τους μέσα από ένα ενιαίο περιβάλλον, χωρίς περιττές μεταβάσεις μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τι είναι το myDATA, ποια παραστατικά διαβιβάζονται, ποιες είναι οι βασικές επιλογές διαβίβασης και πώς ένα ERP, όπως το MyMANAGER, μπορεί να ενσωματώσει τη διαδικασία στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης, προσφέροντας καλύτερη οργάνωση, περιορίζοντας τη χειροκίνητη εργασία και διευκολύνοντας τη συνεργασία με τον λογιστή.
Τι είναι το myDATA
Το myDATA (My Digital Accounting & Tax Application) είναι η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ μέσω της οποίας οι επιχειρήσεις διαβιβάζουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά τους, τόσο έσοδα όσο και έξοδα, ώστε η φορολογική διοίκηση να έχει πλήρη και ενημερωμένη εικόνα των συναλλαγών. Η νομοθετική βάση βρίσκεται στον Ν.4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα) και στις σχετικές αποφάσεις και ΠΟΛ της ΑΑΔΕ που καθορίζουν τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τα χρονοδιαγράμματα.
Στην πράξη σημαίνει ότι κάθε παραστατικό που εκδίδεις πρέπει να καταλήγει στην ΑΑΔΕ με συγκεκριμένη δομή δεδομένων: χαρακτηρισμό, κατηγορία, ποσά, ΦΠΑ, στοιχεία αντισυμβαλλόμενου. Δεν αρκεί πια το παραστατικό να υπάρχει στα αρχεία σου. Πρέπει να είναι διαβιβασμένο, ταξινομημένο και έγκυρο απέναντι στους κανόνες του myDATA.
Για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, η αλλαγή είναι ξεκάθαρη: από τη λογιστική που γινόταν στο τέλος του μήνα, περνάμε σε άμεση ενημέρωση και διαβίβαση των παραστατικών, τη στιγμή που εκδίδονται. Αυτό αλλάζει τον τρόπο που λειτουργεί καθημερινά μια επιχείρηση και κάνει απαραίτητη τη χρήση ενός εργαλείου που αυτοματοποιεί τις διαδικασίες και εξοικονομεί χρόνο.
Ποια παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA
Η υποχρέωση διαβίβασης καλύπτει ευρύ φάσμα παραστατικών. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης, τα παρακάτω έγγραφα πρέπει να διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ:
- Τιμολόγια πώλησης (πληρωτέα και σε ταμείο)
- Τιμολόγια αγοράς αγαθών και υπηρεσιών
- Πιστωτικά και χρεωστικά τιμολόγια
- Δελτία αποστολής και παραστατικά διακίνησης
- Αποδείξεις λιανικής πώλησης και απλοποιημένα τιμολόγια
- Παραστατικά παραγγελιών και προκαταβολών
- Αποδεικτικά είσπραξης και παραστατικά εξόδων
- Παραστατικά ενδοομιλικών συναλλαγών και επιστροφών
Επιπλέον, διαβιβάζονται και τα παραστατικά που λαμβάνεις από τους προμηθευτές σου, έτσι ώστε η ΑΑΔΕ να μπορεί να αντιπαραβάλλει έσοδα και έξοδα μεταξύ συναλλασσομένων. Αυτό σημαίνει ότι η διαχείριση myDATA δεν αφορά μόνο τι εκδίδεις, αλλά και τι εισέρχεται στην επιχείρησή σου. Ένα ERP που ενοποιεί τις δύο ροές σε γλιτώνει από διπλοκαταχωρήσεις και ασυμφωνίες. Για περισσότερα πάνω στην ορθή διαχείριση παραστατικών και αποθήκης, δες τον οδηγό μας για ηλεκτρονική τιμολόγηση και αποθήκη.
Οι 3 τρόποι διαβίβασης παραστατικών
Η ΑΑΔΕ παρέχει τρεις διαδρομές διαβίβασης στο myDATA. Η επιλογή επηρεάζει άμεσα τον χρόνο, το κόστος και τον βαθμό αυτοματισμού που έχει η επιχείρησή σου.
1. ΠΑΕΕΠ — Εγκεκριμένος πάροχος
Ο ΠΑΕΕΠ (Πάροχος Αποδεικτικών Εγγράφων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης) είναι εταιρεία εγκεκριμένη από την ΑΑΔΕ που αναλαμβάνει να αποστέλλει τα παραστατικά σου στο myDATA αυτόματα, σε πραγματικό χρόνο, κατά την έκδοση. Είναι η πιο «έξυπνη» επιλογή για όσους εκδίδουν μεγάλο όγκο παραστατικών και θέλουν ελάχιστη παρέμβαση. Για τα τιμολόγια χονδρικής και τα δελτία αποστολής από το 2026, η χρήση ΠΑΕΕΠ είναι υποχρεωτική.
2. API σύνδεση — Direct διαβίβαση από ERP
Η δεύτερη επιλογή είναι η σύνδεση του ERP σου απευθείας με τα API της ΑΑΔΕ. Στην πράξη: εκδίδεις το παραστατικό στο ERP και αυτό διαβιβάζεται στο myDATA αυτόματα. Δεν χρειάζεται να ανοίγεις την πλατφόρμα της ΑΑΔΕ, δεν χρειάζεται να ανεβάζεις αρχεία. Όλη η ροή γίνεται μέσα από το πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιείς. Αν θες να δεις πώς μοιάζει αυτό στην πράξη με το MyMANAGER, δες το άρθρο μας για ποιο ERP κάνει αυτόματη διαβίβαση στο myDATA χωρίς λογιστή.
3. Χειροκίνητη διαβίβαση μέσω πλατφόρμας ΑΑΔΕ
Η τρίτη επιλογή είναι η ανάρτηση παραστατικών χειροκίνητα στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ ή μέσω αρχείων XML/CSV. Λειτουργεί, αλλά δεν αντέχει σε όγκο: κάθε παραστατικό ξεχωριστά, κάθε χαρακτηρισμός ξεχωριστά, κάθε διόρθωση ξεχωριστά. Για μια επιχείρηση που εκδίδει έστω και 50 παραστατικά τον μήνα, η χειροκίνητη διαβίβαση μετατρέπεται σε ώρες χαμένου χρόνου και πηγή λαθών.
Πώς ένα ERP διαχειρίζεται το myDATA
Η διαφορά μεταξύ ενός απλού προγράμματος τιμολόγησης και ενός ERP με myDATA δεν είναι μόνο θέμα αυτοματισμού. Είναι θέμα ολοκλήρωσης. Ένα ERP δεν εκδίδει απλώς παραστατικά. Τα συνδέει με την αποθήκη, τους πελάτες, τους προμηθευτές, το POS και το eShop. Έτσι, κάθε παραστατικό που διαβιβάζεται στο myDATA αντανακλά την πραγματική κίνηση της επιχείρησής σου, όχι μια καταχώρηση που έγινε «στο χέρι».
Με ένα ERP διαχειρίζεσαι το myDATA σε τρία επίπεδα: πρώτα, στην έκδοση, το παραστατικό φεύγει με τους σωστούς χαρακτηρισμούς και τα σωστά ποσά· δεύτερον, στην παρακολούθηση, βλέπεις σε πραγματικό χρόνο τι έχει διαβιβαστεί, τι έχει περάσει, τι έχει απορριφθεί· τρίτον, στη διόρθωση, όταν υπάρχει λάθος, το ERP σου επιτρέπει να το εντοπίσεις και να το αντιμετωπίσεις εύκολα, χωρίς να ψάχνεις σε αρχεία.
Αυτό που αλλάζει ουσιαστικά είναι ότι η διαδικασία παύει να είναι «ένα ακόμα πράγμα που πρέπει να θυμάμαι». Γίνεται μέρος της κανονικής λειτουργίας, όπως η έκδοση παραστατικού ή η καταχώρηση παραλαβής. Αν σκέφτεσαι να αλλάξεις σύστημα, ο οδηγός μας για αλλαγή ERP και ποια λύση να επιλέξεις περιγράφει τα κριτήρια που πρέπει να ελέγξεις πριν αποφασίσεις.
Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα ERP για myDATA
Δεν είναι κάθε ERP το ίδιο απέναντι στο myDATA. Πριν επιλέξεις, έλεγξε ότι το σύστημα που εξετάζεις καλύπτει τα παρακάτω:
- Αυτόματη διαβίβαση παραστατικών στον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και την ΑΑΔΕ κατά την έκδοση, χωρίς επιπλέον βήματα
- Σωστή αντιστοίχιση χαρακτηρισμών myDATA (κατηγορία, τύπος, εξαίρεση ΦΠΑ, ενδοκοινοτικές συναλλαγές)
- Διαχείριση παραστατικών αγοράς (έσοδα και έξοδα στην ίδια πλατφόρμα)
- Αυτόματος υπολογισμός και διαβίβαση παραστατικών παραλαβής
- Ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων και δυνατότητα διόρθωσης / ακύρωσης
- Παρακολούθηση status διαβίβασης ανά παραστατικό (ελήφθη, ελέγχεται, απορρίφθηκε)
- Ενημέρωση αποθήκης σε πραγματικό χρόνο μαζί με την έκδοση
- Σύνδεση με POS και eShop ώστε η λιανική και το ηλεκτρονικό εμπόριο να διαβιβάζονται αυτόματα
- Υποστήριξη πολλαπλών υποκαταστημάτων με ενιαία διαβίβαση
- Διασφάλιση ότι τα παραστατικά διαβιβάζονται με τα πλήρη στοιχεία αντισυμβαλλόμενου (ΑΦΜ, όνομα, διεύθυνση)
Αν το ERP που εξετάζεις δεν διαθέτει βασικές λειτουργίες που χρειάζεσαι, είναι πιθανό να το πληρώσεις σε χρόνο και σε λάθη. Το πραγματικό κόστος δεν φαίνεται μόνο στην τιμή αγοράς, αλλά και στον χρόνο που χάνεται όταν αναγκάζεσαι να κάνεις την ίδια δουλειά δύο φορές.
Απλό Πρόγραμμα Τιμολόγησης vs ERP με myDATA
Η διαφορά γίνεται ξεκάθαρη όταν βλέπεις τα δύο συστήματα δίπλα-δίπλα. Ένα απλό πρόγραμμα τιμολόγησης καλύπτει την έκδοση των παραστατικών. Ένα ERP, όμως, καλύπτει συνολικά την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης: τιμολόγηση, αποθήκη, POS, eShop, πελάτες, προμηθευτές και myDATA, όλα σε ένα σύστημα.
| Λειτουργία | Απλό πρόγραμμα τιμολόγησης | ERP με myDATA (MyMANAGER) |
|---|---|---|
| Έκδοση παραστατικών | Ναι — βασική | Ναι — πλήρης με χαρακτηρισμούς |
| Αυτόματη διαβίβαση στο myDATA | Συχνά όχι ή μέσω αρχείου | Ναι — σε πραγματικό χρόνο |
| Διαχείριση αποθήκης / αποθεμάτων | Όχι ή περιορισμένη | Ναι — real-time με την έκδοση |
| Σύνδεση POS | Σπάνια | Ναι — εντατική λιανική |
| Σύνδεση eShop | Όχι | Ναι — αυτόματος συγχρονισμός αποθεμάτων |
| Διαχείριση πελατών / προμηθευτών | Βασική | Πλήρης — ιστορικό, υπόλοιπα, επιταγές |
| Πρόσβαση από κινητό / cloud | Εξαρτάται | Ναι — cloud και desktop |
| Κόστος λογιστή | Υψηλό — πολλές χειροκίνητες κινήσεις | Χαμηλό — ο λογιστής βλέπει έτοιμα δεδομένα |
| Μηνιαίο κλείσιμο | Χρονοβόρο, με ασυμφωνίες | Γρήγορο, με έλεγχο και συμφωνία |
Αν θες να δεις πώς γίνεται το σωστό μηνιαίο κλείσιμο με myDATA και αποθήκη χωρίς λάθη, δες το checklist μηνιαίου κλεισίματος για ΜμΕ που έχουμε ετοιμάσει. Και αν ανησυχείς για το κόστος, υπάρχουν επιλογές χωρίς μηνιαία συνδρομή, όπως εξηγούμε στον οδηγό για πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης χωρίς μηνιαία συνδρομή.
Γιατί το MyMANAGER
Το MyMANAGER είναι το ERP της QUALISYS SOFTWARE — μιας εταιρείας που από το 2004 χτίζει λογισμικό για ελληνικές μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα εμπορικής διαχείρισης στο οποίο το myDATA είναι αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινής λειτουργίας — όχι ένα επιπλέον βήμα.
Με το MyMANAGER, όταν εκδίδεις ένα παραστατικό, το παραστατικό διαβιβάζεται αυτόματα στην ΑΑΔΕ με τους σωστούς χαρακτηρισμούς. Η αποθήκη ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Το POS, το eShop και τα υποκαταστήματα συγχρονίζονται. Ο λογιστής σου βλέπει έτοιμα δεδομένα, όχι στοίβες χαρτιών. Και αν υπάρξει σφάλμα, το βλέπεις αμέσως — δεν το ανακαλύπτεις στο μηνιαίο κλείσιμο.
Διαθέσιμο σε Cloud και Desktop, χωρίς περίπλοκες εγκαταστάσεις και χωρίς κρυφά κόστη. Με ομάδα υποστήριξης που μιλάει τη γλώσσα σου και ξέρει τι σημαίνει να τρέχεις μια επιχείρηση στην Ελλάδα. Δοκίμασέ το δωρεάν για 30 ημέρες — χωρίς πιστωτική κάρτα, χωρίς δεσμεύσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Το myDATA είναι ο μηχανισμός ψηφιακής διαβίβασης παραστατικών της ΑΑΔΕ. Νομοθετική βάση του είναι ο Ν.4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα) και οι σχετικές αποφάσεις/ΠΟΛ της ΑΑΔΕ που ορίζουν τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τα χρονοδιαγράμματα. Υποχρεώνει τις επιχειρήσεις να διαβιβάζουν τα παραστατικά τους σε πραγματικό χρόνο με συγκεκριμένη δομή δεδομένων.
Το κόστος εξαρτάται από το ERP και το μοντέλο τιμολόγησης. Το MyMANAGER προσφέρει Cloud έκδοση από περίπου 900€/έτος και on-premise από 1.500€ για 1 χρήστη με ηλεκτρονική τιμολόγηση, ενώ υπάρχει και επιλογή χωρίς μηνιαία συνδρομή (εφάπαξ αγορά). Σε κάθε περίπτωση, το κόστος του ERP αντισταθμίζεται από τον χρόνο που γλιτώνεις και τα λάθη που αποφεύγεις.
Ναι, με ένα ERP που έχει άμεση σύνδεση API με την ΑΑΔΕ. Το MyMANAGER διαβιβάζει τα παραστατικά αυτόματα κατά την έκδοση, με τους σωστούς χαρακτηρισμούς. Ο λογιστής σου παίρνει έτοιμα και συμφωνημένα δεδομένα, αντί να καταχωρεί χειροκίνητα. Δεν αντικαθιστάς τον λογιστή — του δίνεις καθαρά δεδομένα.
Τιμολόγια πώλησης και αγοράς, πισρωτικά, χρεωστικά, δελτία αποστολής, αποδείξεις λιανικής, παραστατικά προκαταβολών, παραστατικά παραλαβής, καθώς και τα παραστατικά που λαμβάνεις από προμηθευτές. Ουσιαστικά κάθε παραστατικό που κινεί την επιχείρησή σου πρέπει να διαβιβάζεται.
Με ένα ERP όπως το MyMANAGER βλέπεις το σφάλμα αμέσως, και μπορείς να διορθώσεις ή να ακυρώσεις το παραστατικό μέσα από το σύστημα. Χωρίς ERP, θα το ανακάλυπτες στο μηνιαίο κλείσιμο ή σε έλεγχο — που σημαίνει περισσότερη δουλειά και πιθανές κυρώσεις.
Αν εκδίδεις έστω και 30-50 παραστατικά τον μήνα, ένα ERP με myDATA σε γλιτώνει από ώρες χειροκίνητης δουλειάς. Και αν έχεις POS, eShop ή πολλαπλές αποθήκες, η διαφορά είναι ακόμη μεγαλύτερη: το MyMANAGER διαχειρίζεται το myDATA μαζί με την αποθήκη, τους πελάτες και τις πωλήσεις σε ένα σύστημα.