Αν έχεις eShop και παράλληλα κόβεις παραστατικά, διαχειρίζεσαι αποθήκη και θέλεις να είσαι σωστός στο myDATA, το “κλειδί” είναι ένα: να υπάρχει μία καθαρή ροή από την παραγγελία μέχρι την τιμολόγηση, χωρίς χειροκίνητα διπλοπεράσματα.
Σε αυτό το άρθρο θα βρεις ένα πρακτικό checklist 12 σημείων για να στήσεις (ή να ελέγξεις) σωστά τη σύνδεση eShop με το ERP σου.
Τα βασικά σε 60’’
- Όρισε μία πηγή αλήθειας για προϊόντα/τιμές/απόθεμα (όχι “λίγο στο eShop, λίγο στο ERP”).
- Κάνε καθαρά SKUs και κανόνες για ΦΠΑ/μονάδες/παραλλαγές.
- Σχεδίασε τη ροή παραγγελίας: δέσμευση αποθέματος → picking/packing → έκδοση παραστατικού.
- Για myDATA, “συμμόρφωση” σημαίνει σωστή διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ χωρίς απορρίψεις/λάθη.
- Πριν το go-live: 20 δοκιμαστικές παραγγελίες και έλεγχος αναφορών.
Τι σημαίνει «σωστή σύνδεση eShop με ERP» (με απλά λόγια)
Σωστή σύνδεση σημαίνει ότι:
- Τα προϊόντα/τιμές/απόθεμα συγχρονίζονται με κανόνες που έχεις αποφασίσει.
- Οι παραγγελίες περνάνε αυτόματα στο ERP (ή έστω με 1 κλικ, όχι με αντιγραφή/επικόλληση).
- Η τιμολόγηση γίνεται στη σωστή στιγμή και με σωστά στοιχεία πελάτη/μεταφορικών/τρόπων πληρωμής.
- Τα παραστατικά διαβιβάζονται σωστά στο myDATA (ΑΑΔΕ), δηλαδή στέλνονται τα δεδομένα όπως πρέπει, χωρίς απορρίψεις.
Αν θες να το δεις σαν “σύστημα”, σκέψου ότι το eShop είναι το κανάλι πωλήσεων, αλλά το ERP είναι το σημείο που “κλειδώνει” η πραγματικότητα: αποθήκη, παραστατικά, πελάτες/προμηθευτές, έλεγχοι.
(Αν σε ενδιαφέρει το “γιατί” και το “πώς” σε πιο γενικό επίπεδο, δες και το άρθρο Εμπορική Διαχείριση σε μικρομεσαίες εταιρίες.)
Checklist 12 σημείων (πριν συνδέσεις ή για να διορθώσεις τη σύνδεση)
1) Όρισε “μία πηγή αλήθειας” για προϊόντα & αποθήκη
Διάλεξε ποιο σύστημα θα είναι το master για:
- Περιγραφές/χαρακτηριστικά
- Τιμές & εκπτώσεις
- Απόθεμα
Πρακτική επιλογή για ΜμΕ: master στο ERP, ώστε να έχεις μία εικόνα για αποθήκη/παραστατικά.
2) Βάλε μοναδικά SKUs (και κανόνα για παραλλαγές)
Χωρίς μοναδικό SKU, ο συγχρονισμός θα “μπερδεύει” προϊόντα.
Checklist:
- 1 SKU ανά προϊόν/παραλλαγή (π.χ. μέγεθος/χρώμα)
- Σταθερή μορφή (π.χ. ABC-123-RED-M)
- Όχι “χειροκίνητα” SKUs στο eShop που δεν υπάρχουν στο ERP
3) Καθάρισε ΦΠΑ, μονάδες μέτρησης και κατηγορίες
Πριν συνδέσεις:
- Επιβεβαίωσε σωστούς συντελεστές ΦΠΑ
- Μονάδες (τεμάχιο, κιλό, μέτρο) να ταιριάζουν
- Κατηγορίες/brands να έχουν λογική αντιστοίχιση
Αυτό γλιτώνει λάθη σε τιμολόγηση και αποθήκη.
4) Συμφώνησε κανόνες τιμολόγησης (τιμές, προσφορές, κανάλια)
Απάντησε ξεκάθαρα:
- Η τιμή στο eShop είναι ίδια με λιανική στο κατάστημα;
- Υπάρχει διαφορετικός τιμοκατάλογος για B2B;
- Οι προσφορές “γεννιούνται” στο ERP ή στο eShop;
Αν έχεις πολλά κανάλια, βάλε κανόνες από την αρχή για να μη “σπάει” το margin.
5) Όρισε πολιτική αποθέματος: πραγματικό, διαθέσιμο, δεσμευμένο
Στην πράξη χρειάζεσαι 3 έννοιες:
- Πραγματικό (τι υπάρχει στην αποθήκη)
- Διαθέσιμο (τι μπορεί να πουληθεί)
- Δεσμευμένο (τι κρατήθηκε για παραγγελίες)
Αν δεν τα ξεχωρίσεις, θα έχεις overselling ή “ψεύτικες” ελλείψεις.
6) Σχεδίασε τη ροή παραγγελίας (από eShop σε ERP)
Τι πρέπει να περνάει στο ERP:
- Στοιχεία πελάτη (ΑΦΜ όπου χρειάζεται, διεύθυνση)
- Τρόπος πληρωμής (κάρτα, αντικαταβολή, κατάθεση)
- Μεταφορικά/αντικαταβολή ως γραμμές χρέωσης (όπου χρειάζεται)
- Σχόλια/σημειώσεις παραγγελίας
Tip: κράτα κανόνες για το πότε μια παραγγελία θεωρείται “έτοιμη για εκτέλεση” (π.χ. επιβεβαίωση πληρωμής).
Για πιο αναλυτική εικόνα στο ίδιο θέμα, δες και το άρθρο Σύνδεση eShop: διαχείριση τιμών, αποθεμάτων & παραγγελιών.
7) Picking & packing: κάν’ το διαδικασία, όχι “στο περίπου”
Μικρή αλλαγή, μεγάλη διαφορά:
- Λίστα picking από ERP
- Έλεγχος barcode (αν έχεις)
- Καταγραφή παρτίδων/σειριακών όπου απαιτείται
8) Πότε κόβεις παραστατικό (και ποιο)
Κάνε ξεκάθαρο:
- Απόδειξη/τιμολόγιο εκδίδεται με την πληρωμή ή με την αποστολή;
- Τι γίνεται σε “μερική αποστολή”;
- Πώς χειρίζεσαι προπληρωμές/αντικαταβολές;
Αυτό επηρεάζει και την εικόνα σου στο myDATA.
9) myDATA: τι σημαίνει «συμμόρφωση» στην πράξη
Απλά και καθαρά:
Συμμόρφωση = σωστή διαβίβαση των παραστατικών στην ΑΑΔΕ (myDATA), χωρίς απορρίψεις και χωρίς λάθη στους χαρακτηρισμούς/ποσά.
Checklist:
- Σωστή σειρά/αρίθμηση παραστατικών
- Σωστά στοιχεία αντισυμβαλλόμενου (όπου απαιτείται)
- Παρακολούθηση απορρίψεων και άμεση διόρθωση
10) Επιστροφές/ακυρώσεις: φτιάξε κανόνα πριν σε “βρει”
Τι να αποφασίσεις:
- Πότε γίνεται πιστωτικό;
- Πότε γίνεται ακύρωση παραστατικού;
- Πώς επιστρέφει το απόθεμα (και σε ποια κατάσταση: άριστο/ελαττωματικό);
Αν δεν υπάρχει κανόνας, θα έχεις διαφορές σε αποθήκη και οικονομικά.
11) Βάλε 2–3 αναφορές ελέγχου (για να πιάνεις λάθη νωρίς)
Πρότεινε στον εαυτό σου “κόκκινες σημαίες”:
- Παραγγελίες eShop χωρίς παραστατικό μετά από Χ ώρες/ημέρες
- Παραστατικά χωρίς διαβίβαση στο myDATA
- Αρνητικά αποθέματα ή μεγάλες αποκλίσεις
12) Go-live μόνο μετά από 20 δοκιμαστικές παραγγελίες
Πριν ανοίξεις “τέρμα γκάζι”:
- 20 δοκιμές με διαφορετικά σενάρια (κάρτα/αντικαταβολή, επιστροφή, έκπτωση, κουπόνι)
- Έλεγχος αποθέματος πριν/μετά
- Έλεγχος παραστατικού
- Έλεγχος myDATA (να μην υπάρχουν απορρίψεις)
Mini πλάνο 7 ημερών (για να το στήσεις χωρίς χάος)
- Ημέρα 1: Καθαρισμός προϊόντων/SKUs/ΦΠΑ/μονάδων
- Ημέρα 2: Κανόνες τιμών/εκπτώσεων/κανάλια
- Ημέρα 3: Ροή παραγγελίας & mapping πεδίων
- Ημέρα 4: Picking/packing διαδικασία
- Ημέρα 5: Παραστατικά & κανόνες έκδοσης
- Ημέρα 6: myDATA έλεγχοι + αναφορές
- Ημέρα 7: 20 δοκιμαστικές παραγγελίες + διορθώσεις
Συχνά λάθη που κοστίζουν (και πώς να τα αποφύγεις)
- Δύο “masters” (άλλο απόθεμα στο eShop, άλλο στο ERP) → διάλεξε ένα.
- SKUs χωρίς κανόνα → φτιάξε format και κράτα το.
- Παραγγελίες που “κολλάνε” → βάλε status/κανόνες για το πότε εκτελείται.
- myDATA απορρίψεις που μένουν πίσω → παρακολούθηση καθημερινά/εβδομαδιαία.
Αν το eShop σου μεγαλώνει, η σύνδεση με ERP δεν είναι “πολυτέλεια”. Είναι ο τρόπος να έχεις:
- σωστά αποθέματα,
- γρήγορη εκτέλεση παραγγελιών,
- καθαρή τιμολόγηση,
- και σωστή διαβίβαση στο myDATA (ΑΑΔΕ) χωρίς λάθη.