Το μηνιαίο κλείσιμο στην επιχείριση σου δεν είναι απλώς μια λογιστική διαδικασία. Είναι ο τρόπος να βεβαιωθείς ότι:
- τα παραστατικά σου είναι σωστά και πλήρη
- η διαβίβαση στο myDATA (ΑΑΔΕ) έχει γίνει χωρίς απορρίψεις
- η αποθήκη σου συμφωνεί με τις πωλήσεις/αγορές
- δεν θα ανακαλύψεις λάθη… όταν θα είναι αργά (π.χ. σε έλεγχο ή σε ΦΠΑ)
Παρακάτω θα βρεις ένα πρακτικό checklist, φτιαγμένο για ελληνικές ΜμΕ (λιανική, χονδρική, υπηρεσίες, eShop).
Σημείωση για “συμμόρφωση” στο myDATA: όταν λέμε “συμμόρφωση”, εννοούμε σωστή διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ, χωρίς λάθη/απορρίψεις και με σωστούς χαρακτηρισμούς, ώστε να μην έχεις προβλήματα αργότερα.
Πριν ξεκινήσεις (5 λεπτά)
Checklist προετοιμασίας:
- Κλείσε τις εκκρεμότητες της ημέρας (ανοιχτά δελτία, πρόχειρα παραστατικά)
- Πάρε backup/εξαγωγή βασικών αναφορών (πωλήσεις, αγορές, αποθήκη)
- Συμφώνησε με τον λογιστή σου ποια περίοδο κλείνεις (μήνας/τρίμηνο) και τι χρειάζεται να του στείλεις
Tip: Αν έχεις πολλά κανάλια (POS + eShop + τιμολόγηση), το κλείσιμο πρέπει να τα “υπολογίζει” όλα μαζί, αλλιώς οι αποκλίσεις είναι σχεδόν βέβαιες.
Το μηνιαίο checklist (8 βήματα)
1) Κλείσε “ανοιχτά” παραστατικά και εκκρεμότητες
Στόχος: να μην μείνει τίποτα “στη μέση”.
- Έλεγξε πρόχειρα/μη οριστικοποιημένα παραστατικά
- Έλεγξε δελτία αποστολής που δεν τιμολογήθηκαν
- Έλεγξε επιστροφές που δεν πέρασαν σωστά (και σε πωλήσεις και σε αποθήκη)
Αν χρησιμοποιείς σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, φρόντισε όλα τα παραστατικά του μήνα να είναι οριστικοποιημένα πριν πας στο επόμενο βήμα.
2) Έλεγξε ότι το myDATA “έφυγε” σωστά (χωρίς απορρίψεις)
Στόχος: να έχει γίνει myDATA διαβίβαση παραστατικών σωστά προς ΑΑΔΕ.
Τσέκαρε:
- Υπάρχουν παραστατικά με σφάλμα/απόρριψη;
- Υπάρχουν παραστατικά που έμειναν “σε αναμονή”;
- Υπάρχουν παραστατικά που διαβιβάστηκαν αλλά με λάθος χαρακτηρισμό;
Γιατί είναι κρίσιμο: ένα λάθος που μένει “ανοικτό” μπορεί να σου δημιουργήσει αλυσιδωτά προβλήματα (ασυμφωνίες, διορθώσεις, καθυστερήσεις με τον λογιστή).
3) Συμφώνησε πωλήσεις με κινήσεις αποθήκης
Στόχος: να μην έχεις “πωλήσεις χωρίς έξοδο” ή “έξοδο χωρίς πώληση”.
Γρήγορος έλεγχος:
- Πωλήσεις μήνα ↔ έξοδοι αποθήκης (ποσότητες)
- Αγορές μήνα ↔ είσοδοι αποθήκης (ποσότητες)
- Επιστροφές ↔ αντίστοιχες κινήσεις επιστροφής στην αποθήκη
Αν έχεις οργανωμένη διαχείριση αποθήκης (με παρτίδες/σειριακούς όπου χρειάζεται), οι αποκλίσεις εντοπίζονται πολύ πιο γρήγορα.
4) Έλεγξε επιστροφές, πιστωτικά και ακυρώσεις
Στόχος: να μην “φουσκώνουν” πωλήσεις ή να μην λείπουν ποσότητες από την αποθήκη.
Checklist:
- Όλες οι επιστροφές πωλήσεων έχουν περαστεί και στο παραστατικό και στην αποθήκη;
- Όλα τα πιστωτικά έχουν σωστή αιτιολογία/συσχέτιση;
- Ακυρώσεις/διορθώσεις έγιναν με σωστό τρόπο (ώστε να φαίνονται καθαρά);
5) Έλεγξε ΦΠΑ/κατηγορίες ειδών (όπου χρειάζεται)
Στόχος: να μην έχεις λάθος συντελεστές ή λάθος κατηγοριοποίηση που “σκάει” στο κλείσιμο.
- Δειγματοληπτικός έλεγχος σε είδη με διαφορετικούς συντελεστές ΦΠΑ
- Έλεγχος σε υπηρεσίες/μεταφορικά/εκπτώσεις (συχνά εκεί γίνονται λάθη)
- Έλεγχος σε “πακέτα” ή σύνθετα είδη (αν υπάρχουν)
6) Κάνε mini απογραφή σε “ευαίσθητα” είδη
Δεν χρειάζεται πάντα πλήρης απογραφή. Κάνε mini έλεγχο σε:
- είδη υψηλής αξίας
- είδη με συχνές επιστροφές
- είδη που “κινούνται” πολύ
- είδη που συχνά έχουν λάθος barcode/μονάδα μέτρησης
Στόχος: να πιάσεις τις αποκλίσεις νωρίς, πριν γίνουν “χιονοστιβάδα”.
7) Κλείδωσε τον μήνα και κράτα αρχείο
Στόχος: να μην αλλάξει κάτι κατά λάθος μετά το κλείσιμο.
- Πάρε backup
- Κράτα export βασικών αναφορών (πωλήσεις/αγορές/αποθήκη)
- Συμφώνησε με τον λογιστή ότι “ο μήνας έκλεισε” και τι παραδίδεις
8) Κάνε 10λεπτο review με 3 βασικές αναφορές
Στόχος: να δεις αν “βγάζει νόημα” η εικόνα του μήνα.
Δες:
- Top πωλήσεις/είδη (μήπως κάτι φαίνεται υπερβολικά χαμηλό/υψηλό;)
- Μικτό κέρδος (αν το παρακολουθείς)
- Αποθέματα (μήπως κάτι έγινε αρνητικό ή μη ρεαλιστικό;)
Συχνά λάθη (και πώς τα προλαβαίνεις)
- Πρόχειρα παραστατικά που ξεχάστηκαν → βάλε κανόνα: “δεν κλείνει μήνας αν υπάρχουν πρόχειρα”
- Απορρίψεις στο myDATA που έμειναν → εβδομαδιαίος έλεγχος, όχι μόνο στο τέλος του μήνα
- Πωλήσεις χωρίς σωστή κίνηση αποθήκης → έλεγξε ρυθμίσεις ειδών/αποθήκης και διαδικασία στο ταμείο
- Επιστροφές που δεν πέρασαν στην αποθήκη → τυποποίησε τη διαδικασία επιστροφής
Μικρό πρόγραμμα ρουτίνας (για να μην “μαζεύονται” όλα στο τέλος)
Κάθε εβδομάδα (15–20’):
- Έλεγχος απορρίψεων/εκκρεμοτήτων myDATA
- Έλεγχος 5–10 “ευαίσθητων” ειδών στην αποθήκη
Τέλος μήνα (60–90’):
- Τα 8 βήματα του checklist
- Παράδοση στον λογιστή (ό,τι έχετε συμφωνήσει)
Πώς βοηθάει ένα ERP όπως το MyMANAGER στο μηνιαίο κλείσιμο
Όταν η τιμολόγηση, το POS, η αποθήκη και το myDATA είναι σε ένα σύστημα, μειώνεις:
- διπλοπεράσματα
- “τρύπες” μεταξύ πωλήσεων και αποθήκης
- λάθη στη διαβίβαση και καθυστερήσεις
.