Αν έχεις μικρή ή μεσαία επιχείρηση, το έχεις ζήσει: κόβεις παραστατικά κανονικά, αλλά όταν έρθει η ώρα να δεις “τι έχω στην αποθήκη”, τα νούμερα δεν ταιριάζουν. Κάποια είδη φαίνονται λιγότερα, άλλα περισσότερα, και η απογραφή γίνεται δύσκολη και χρονοβόρα.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δεις πρακτικά βήματα για να “δέσουν” μεταξύ τους:
- η ηλεκτρονική τιμολόγηση (έκδοση παραστατικών)
- η διαβίβαση στο myDATA (αποστολή των στοιχείων των παραστατικών στην ΑΑΔΕ)
- και η αποθήκη (κινήσεις και αποθέματα)
Στόχος: να έχεις πιο αξιόπιστη εικόνα αποθεμάτων, λιγότερα λάθη και λιγότερες διορθώσεις της τελευταίας στιγμής.
Τι σημαίνει «σωστή διαβίβαση» και γιατί σε νοιάζει
Όταν λέμε “συμμόρφωση” εδώ, δεν εννοούμε κάτι θεωρητικό. Εννοούμε πρακτικά ότι:
- τα παραστατικά διαβιβάζονται σωστά στην ΑΑΔΕ (myDATA),
- με σωστά στοιχεία (χαρακτηρισμοί, αξίες, ΦΠΑ κ.λπ.),
- και χωρίς απορρίψεις/λάθη που μετά θέλουν διόρθωση.
Αν θες μια συνολική εικόνα για το θέμα, δες και τη σελίδα: ηλεκτρονική τιμολόγηση με το MyMANAGER.
Γιατί “ξεφεύγει” η αποθήκη όταν αλλάζει η τιμολόγηση
Στις περισσότερες ΜμΕ, το πρόβλημα ξεκινά όταν η τιμολόγηση και η αποθήκη δεν ενημερώνονται με τον ίδιο τρόπο.
Συνηθισμένα σενάρια:
- Κόβεται παραστατικό, αλλά δεν περνά σωστά η κίνηση αποθήκης.
- Γίνονται επιστροφές/ακυρώσεις, αλλά δεν επιστρέφει το απόθεμα όπως πρέπει.
- Στο eShop αλλάζουν ποσότητες, αλλά στο κατάστημα/αποθήκη η ενημέρωση αργεί.
- Υπάρχουν διαφορετικοί κωδικοί ή διαφορετικές μονάδες μέτρησης για το ίδιο είδος.
Αποτέλεσμα: στην απογραφή βγαίνουν διαφορές και χάνεις χρόνο να βρεις “από πού προέκυψε”. (Δες και τον πρακτικό οδηγό: απογραφή αποθήκης για ΜμΕ.)
Checklist 10 σημείων: Τι να ρυθμίσεις για να συμφωνούν τιμολόγηση & αποθήκη
1) Ένας κωδικός ανά είδος (και ίδιος παντού)
- Κάθε προϊόν να έχει έναν μοναδικό κωδικό.
- Ο ίδιος κωδικός να χρησιμοποιείται σε τιμολόγηση, αποθήκη, POS και eShop.
2) Σωστές μονάδες μέτρησης
- Τεμάχιο/κιλό/λίτρο/μέτρο: ό,τι πουλάς, να ταιριάζει με το πώς το κρατάς στην αποθήκη.
- Αν έχεις συσκευασίες (π.χ. κιβώτιο = 12 τεμ.), όρισε μετατροπές.
3) Κανόνας: κάθε παραστατικό που πουλά/αγοράζει να κινεί αποθήκη
- Πώληση → μείωση αποθέματος
- Αγορά/παραλαβή → αύξηση αποθέματος
- Πιστωτικό/επιστροφή → αντίστροφη κίνηση (να επιστρέφει απόθεμα)
4) Έλεγχος για αρνητικό απόθεμα
- Ρύθμισε να μην επιτρέπεται πώληση όταν δεν υπάρχει διαθέσιμο απόθεμα (ή να γίνεται μόνο με προειδοποίηση και καταγραφή).
5) Παρτίδες / σειριακοί αριθμοί όπου χρειάζεται
- Αν έχεις είδη με ημερομηνίες λήξης ή serial numbers, ενεργοποίησε παρακολούθηση.
- Αλλιώς, οι διαφορές στην απογραφή είναι πολύ πιο πιθανές.
6) Ελάχιστο απόθεμα και ειδοποιήσεις
- Όρισε minimum stock για βασικά είδη.
- Βάλε ειδοποίηση για να προλαβαίνεις ελλείψεις.
7) Καθημερινός έλεγχος 10 λεπτών
- Έλεγξε ότι οι πωλήσεις της ημέρας “έγραψαν” σωστές κινήσεις αποθήκης.
- Δες 2–3 είδη που κινούνται πολύ ή έχουν συχνές επιστροφές.
8) Εβδομαδιαία συμφωνία: πωλήσεις vs κινήσεις αποθήκης
- Βγάλε αναφορά πωλήσεων ανά είδος και σύγκρινε με τις κινήσεις.
- Αν υπάρχει απόκλιση, θα τη βρεις πιο εύκολα όταν είναι “φρέσκια”.
9) Μηνιαίο mini-audit πριν την απογραφή
- Έλεγξε ακυρώσεις, πιστωτικά, επιστροφές.
- Έλεγξε αν υπάρχουν παραστατικά που διαβιβάστηκαν στο myDATA αλλά δεν έκαναν την αντίστοιχη κίνηση αποθήκης (ή το αντίστροφο).
10) Σύνδεση με eShop (αν έχεις)
- Η ποσότητα να ενημερώνεται συχνά ή σε πραγματικό χρόνο.
- Αλλιώς, κινδυνεύεις να πουλήσεις online κάτι που δεν υπάρχει.
Για πιο οργανωμένη καθημερινή λειτουργία, δες και τον οδηγό: πώς να οργανώσετε την αποθήκη σας για μέγιστη αποδοτικότητα το 2026.Κλείσε όλα τα παραστατικά του μήνα
6 συχνά λάθη (και τι να κάνεις)
- Διπλοί κωδικοί για το ίδιο είδος → κράτα έναν κωδικό και ενοποίησε.
- Πώληση χωρίς κίνηση αποθήκης → έλεγξε ρυθμίσεις παραστατικών/δικαιώματα.
- Επιστροφές χωρίς σωστή ενημέρωση → χρησιμοποίησε σωστό τύπο παραστατικού με αντίστροφη κίνηση.
- Λάθος μονάδα μέτρησης → διόρθωσε μονάδες και μετατροπές.
- Αρνητικό απόθεμα “για να προχωρήσει η δουλειά” → βάλε κανόνες/προειδοποιήσεις.
- Ασυμφωνία eShop–καταστήματος → ρύθμισε σωστό συγχρονισμό αποθεμάτων.
Πώς βοηθά ένα ERP (όπως το MyMANAGER) στην πράξη
Όταν τιμολόγηση, αποθήκη και κινήσεις γίνονται σε ένα σύστημα:
- έχεις ενιαία εικόνα για πωλήσεις/αποθέματα/παραστατικά
- οι κινήσεις αποθήκης γίνονται με συνέπεια με βάση τα παραστατικά
- η διαβίβαση στο myDATA γίνεται με σωστά στοιχεία, μειώνοντας απορρίψεις και διορθώσεις
- βρίσκεις αποκλίσεις νωρίς, πριν γίνουν “βουνό” στην απογραφή